Hộp thư này thường xuất hiện dưới một trong hai dạng. Một tệp lớn trên ổ đĩa chia sẻ sau khi đồng nghiệp nghỉ việc, hoặc một kho lưu trữ được lưu vào bộ nhớ đệm trên máy tính xách tay từ một tài khoản mà bộ phận IT đã xóa. Outlook sẽ không chấp nhận lại tệp đó, vì hồ sơ mà nó thuộc về đã không còn. Trình xem PST không cần hồ sơ chút nào. Nó phân tích vùng chứa và hiển thị những gì bên trong, và đối với việc chuyển giao, một yêu cầu hỗ trợ hoặc một kho lưu trữ gia đình cũ thì đó là toàn bộ công việc.